עמותת המקור/נהלים

חוברת הדרכה לניהול עמותת המקור.

החוברת בבניה ועדיין אינה בעלת מעמד מחייב.

ועד המקור

כניסה לתפקיד

עם בחירה של ועד חדש / שינוי באנשי הועד יש לדאוג לשינויים הבאים:

1. העברת מידע מהועד הקודם
   1. נושאים פתוחים שיש לעמותה
   2. רשימת בעלי תפקידים / אחראיים / נציגים של העמותה ופרטי הקשר איתם
   3. פירוט נכסי העמותה ופרטי גישה אליהם (חשבון בנק, תיבת דואר, שרת, סיסמאות וכו')
2. שינוי החברים ברשימת התפוצה של הועד (board AT hamakor.org.il)
3. עדכון מורשי חתימה של העמותה
   1. הוצאת החלטת וועד (עם פרוטוקול מודפס וחתום) על שינוי מורשה החתימה של העמותה באופן כללי ובבנק באופן ספציפי
   2. הוצאת מכתב מורשי חתימה חדש באמצעות עו"ד העמותה
   3. עדכון פרטי מורשי החתימה בחשבון הבנק בשיתוף הוועד הקודם (בתור מורשי החתימה הקודמים)
4. העברת מסמכים / תיעוד מבחרי הוועד שסיימו את תפקידם
5. קביעת גזבר לעמותה (רצוי חבר וועד, אך אין חובה)
6. קביעת אחראי חברים
7. קביעת אחראי לאתר האינטרנט של העמותה
8. עדכון הכתובת הרשומה של העמותה, אם צריך

רשימת תיוג לבירוקרטיה של החלפת ועד וועדת ביקורת

1. פרטיכל אסיפה כללית חתום על ידי שני חברי ועד
2. פרטיכל אסיפה כללית מאושר ע"י עו"ד העמותה
3. פרטיכל אסיפה כללית אצל רשם העמותות (אלו מסמכים בדיוק להגיש לרשם העמותות?)
4. החלטת ועד העמותה על בעלי זכות חתימה
5. אישור עו"ד להחלטה על בעלי זכות חתימה?
6. העברת זכויות חתימה בבנק
7. עדכון רשימת הדיוור [email protected]
8. עדכון רשימת הדיוור [email protected]

רשימת תיוג לבירוקרטיה של אסיפה כללית

1. העלאת דו"ח כספי, דו"ח מילולי ודו"ח ביקורת לויקי
2. כמה זמן מראש להודיע?
3. שמירת חדר לאסיפה (שם איש קשר במכללת שנקר?)

פעילות שוטפת

• פרסום החלטות בעמוד החלטות הועד וברשימת התפוצה הכללית.
• עדכון חברים לגבי דמי חבר שנתיים

ועדת הביקורת

כניסה לתפקיד

1. שינוי החברים ברשימת התפוצה של ועדת הביקורת (comptrollers AT hamakor.org.il)
2. מעבר על הדוח הכספי והדוח המילולי של השנה הקודמת לרבות הערות של הועדה.
3. העברת רשימת נושאים פתוחים / נושאים בבירור.

פעילות שוטפת

• קיום אישור ניהול ספרים מרואה החשבון
• קיום אישור ניהול תקין מרשם העמותות (ניתן לבדוק באתר רשם העמותות [1])

גזבר

כניסה לתפקיד

• בירור מצב קופה קטנה, והעברתה לגזבר החדש.

פעילות שוטפת

• הסכום בעו"ש צריך להיות נמוך מהמחזור.
• על הקופה הקטנה להכיל מאות שקלים בודדות. [עד 500 ש"ח זה סביר - אייל 16:11, 14 בספטמבר 2009 (UTC)]

סיום תפקיד

1. העברת קובץ Gnucash מעודכן ליום סיום התפקיד.

משימות קבועות

ינואר

• גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
• גזבר - הוצאת דוח יתרות סוף שנה בחשבון הבנק עבור השנה הקודמת. האישור מיעד כאסמכתא לדוח השנתי.
• ועד - בדיקה מי אחראי על הנכסים של העמותה (פירוט בעמודים נכסים ומשאבים).
• ועד - פתיחת עמוד לשנה הנוכחית בדו"ח הפעילות של העמותה.

פברואר

• ועד - תשלום אגרת רשם העמותות (הצהרת פטור אם אפשרי)

מרץ

• גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)

אפריל

• ועד - תכנון אוגוסט פינגווין (מסגרת תקציב לכנס, אופי הכנס, חלוקת עבודה ובחירת אחראי לכנס). פרטים נוספים בעמוד מדריך לארגון אוגוסט פינגווין.
• ועד - החלטה על קיום / אי קיום פרס המקור והקטגוריות בו. יש לבחור את וועדת הפרס בהתאם לתקנון פרס המקור.

מאי

• אחראי אוגוסט פינגווין - הכרזה על הכנס
• ועד - הכרזה על פרס המקור וועדת הפרס.
• ועד - הכרזה על אסיפה כללית לאישור הדוח השנתי (כספי ומילולי)
• גזבר - הכנת דוח כספי לשנה הקודמת
• ועד - הכנת דוח מילולי לשנת המס הקודמת

יוני

• גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
• ועד - כינוס האספה הכללית ופרסום פרוטוקולים (דגש על אישור הדו"ח כספי והדו"ח המילולי עבור רשום העמותות)
• ועד - הוצאת התראות לחידוש חברות

אוגוסט

• אוגוסט פינגווין
• גזבר - הוצאת דרישות תשלום לנותני החסות (אלה שעובדים על שוטף+)

ספטמבר

• גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)

אוקטובר

• גזבר - בקרה על תשלום דמי החסות של אוגוסט פינגווין והפקדתם בחשבון הבנק.

נובמבר

• ועד - הודעה על כינוס האספה הכללית לבחירת ועד חדש (לא חובה)

דצמבר

• גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
• ועד - כינוס האסיפה הכללית לבחירת ועד חדש (לא חובה)
• ועד - הוצאת סיכום של דו"ח הפעילות