עמותת המקור/נהלים
מתוך ויקי עמותת המקור
חוברת הדרכה לניהול עמותת המקור.
החוברת בבניה ועדיין אינה בעלת מעמד מחייב.
ועד המקור
כניסה לתפקיד
עם בחירה של ועד חדש / שינוי באנשי הועד יש לדאוג לשינויים הבאים:
- העברת מידע מהועד הקודם
- נושאים פתוחים שיש לעמותה
- רשימת בעלי תפקידים / אחראיים / נציגים של העמותה ופרטי הקשר איתם
- פירוט נכסי העמותה ופרטי גישה אליהם (חשבון בנק, תיבת דואר, שרת, סיסמאות וכו')
- שינוי החברים ברשימת התפוצה של הועד (board AT hamakor.org.il)
- עדכון מורשי חתימה של העמותה
- הוצאת החלטת וועד (עם פרוטוקול מודפס וחתום) על שינוי מורשה החתימה של העמותה באופן כללי ובבנק באופן ספציפי
- הוצאת מכתב מורשי חתימה חדש באמצעות עו"ד העמותה
- עדכון פרטי מורשי החתימה בחשבון הבנק בשיתוף הוועד הקודם (בתור מורשי החתימה הקודמים)
- העברת מסמכים / תיעוד מבחרי הוועד שסיימו את תפקידם
- קביעת גזבר לעמותה (רצוי חבר וועד, אך אין חובה)
- קביעת אחראי חברים
- קביעת אחראי לאתר האינטרנט של העמותה
- עדכון הכתובת הרשומה של העמותה, אם צריך
רשימת תיוג לבירוקרטיה של החלפת ועד וועדת ביקורת
- פרטיכל אסיפה כללית חתום על ידי שני חברי ועד
- פרטיכל אסיפה כללית מאושר ע"י עו"ד העמותה
- פרטיכל אסיפה כללית אצל רשם העמותות (אלו מסמכים בדיוק להגיש לרשם העמותות?)
- החלטת ועד העמותה על בעלי זכות חתימה
- אישור עו"ד להחלטה על בעלי זכות חתימה?
- העברת זכויות חתימה בבנק
- עדכון רשימת הדיוור [email protected]
- עדכון רשימת הדיוור [email protected]
רשימת תיוג לבירוקרטיה של אסיפה כללית
- העלאת דו"ח כספי, דו"ח מילולי ודו"ח ביקורת לויקי
- כמה זמן מראש להודיע?
- שמירת חדר לאסיפה (שם איש קשר במכללת שנקר?)
פעילות שוטפת
- פרסום החלטות בעמוד החלטות הועד וברשימת התפוצה הכללית.
- עדכון חברים לגבי דמי חבר שנתיים
סיום תפקיד
ועדת הביקורת
כניסה לתפקיד
- שינוי החברים ברשימת התפוצה של ועדת הביקורת (comptrollers AT hamakor.org.il)
- מעבר על הדוח הכספי והדוח המילולי של השנה הקודמת לרבות הערות של הועדה.
- העברת רשימת נושאים פתוחים / נושאים בבירור.
פעילות שוטפת
- קיום אישור ניהול ספרים מרואה החשבון
- קיום אישור ניהול תקין מרשם העמותות (ניתן לבדוק באתר רשם העמותות [1])
סיום תפקיד
גזבר
כניסה לתפקיד
- בירור מצב קופה קטנה, והעברתה לגזבר החדש.
פעילות שוטפת
- הסכום בעו"ש צריך להיות נמוך מהמחזור.
- על הקופה הקטנה להכיל מאות שקלים בודדות. [עד 500 ש"ח זה סביר - אייל 16:11, 14 בספטמבר 2009 (UTC)]
סיום תפקיד
- העברת קובץ Gnucash מעודכן ליום סיום התפקיד.
משימות קבועות
ינואר
- גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
- גזבר - הוצאת דוח יתרות סוף שנה בחשבון הבנק עבור השנה הקודמת. האישור מיעד כאסמכתא לדוח השנתי.
- ועד - בדיקה מי אחראי על הנכסים של העמותה (פירוט בעמודים נכסים ומשאבים).
- ועד - פתיחת עמוד לשנה הנוכחית בדו"ח הפעילות של העמותה.
פברואר
- ועד - תשלום אגרת רשם העמותות (הצהרת פטור אם אפשרי)
מרץ
- גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
אפריל
- ועד - תכנון אוגוסט פינגווין (מסגרת תקציב לכנס, אופי הכנס, חלוקת עבודה ובחירת אחראי לכנס). פרטים נוספים בעמוד מדריך לארגון אוגוסט פינגווין.
- ועד - החלטה על קיום / אי קיום פרס המקור והקטגוריות בו. יש לבחור את וועדת הפרס בהתאם לתקנון פרס המקור.
מאי
- אחראי אוגוסט פינגווין - הכרזה על הכנס
- ועד - הכרזה על פרס המקור וועדת הפרס.
- ועד - הכרזה על אסיפה כללית לאישור הדוח השנתי (כספי ומילולי)
- גזבר - הכנת דוח כספי לשנה הקודמת
- ועד - הכנת דוח מילולי לשנת המס הקודמת
יוני
- גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
- ועד - כינוס האספה הכללית ופרסום פרוטוקולים (דגש על אישור הדו"ח כספי והדו"ח המילולי עבור רשום העמותות)
- ועד - הוצאת התראות לחידוש חברות
אוגוסט
- אוגוסט פינגווין
- גזבר - הוצאת דרישות תשלום לנותני החסות (אלה שעובדים על שוטף+)
ספטמבר
- גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
אוקטובר
- גזבר - בקרה על תשלום דמי החסות של אוגוסט פינגווין והפקדתם בחשבון הבנק.
נובמבר
- ועד - הודעה על כינוס האספה הכללית לבחירת ועד חדש (לא חובה)
דצמבר
- גזבר - הוצאת תדפיס תנועות בחשבון (3 חודשים אחרונים)
- ועד - כינוס האסיפה הכללית לבחירת ועד חדש (לא חובה)
- ועד - הוצאת סיכום של דו"ח הפעילות
