כיצד לארגן כנס קוד פתוח
מתוך ויקי עמותת המקור
מאמר זה מכיל נהלים כלליים לארגון כנס קוד פתוח כתוצאה מניסיון של החברים מהעמותה.
מטרה
- ארגון כנס קוד פתוח לקידום קהילה, רעיון, תחום או מוצר קוד פתוח ו/או תוכנה חופשית והפצתם לרבים.
כללי
- ועדת ההיגוי לכנס נקבעת ואמורה להיות מורכבת מארבעה עד שמונה אנשים כאשר נציג אחד של העמותה, נציג אחד מהמגזר העסקי, נציג מהאקדמיה, נציג נוסף שאינו ישירות עסקי, נציג מהקהילה של אותו תחום.
- חברות עסקיות אינן שותפות בארגון הכנס אלא פרטיים, שיכולים להיות עובדים של חברה (כמובן), אך לא נציגיה. זאת כדי למנוע מצב של ניגוד אינטרסים ולדאוג שמטרת הכנס לא תיפגע.
- ניתן לצרף עוד אנשים למפגשים אבל במידה ויש מחלוקות הן נקבעות בהצבעה דמוקרטית של ועדת ההיגוי.
- כארבעה עד חמישה חודשים לפני הכנס מתחילים בקיום מפגש אחת לחודש שבו מקדמים את הכנס.
- המפגש יכול להיות וירטואלי (כולו או חלקו), מכיוון שזה קוד פתוח והרוב מתנדבים.
- סיכום לכל מפגש חייב לצאת עד יומיים לאחריו עם תאריך מדויק למפגש אחריו.
- במפגש התנעה הראשון מחליטים על מיקום, תאריך וקהל יעד, לכן הוא הכי חשוב (ראו גם שני הסעיפים הבאים).
- קהל היעד זה המקור של הארגון ולפיו צריך לדעת לאן לכוון (הרצאות, נותני חסות וכו').
- בבחירת מקום לכנס יש לוודא נגישות לאנשים בכסאות גלגלים ומוגבלי תנועה אחרים.
- האתר וקול קורא להרצאות ונותני חסות יוצא לפחות 4 חודשים מראש.
- יש למנוע מצב של ניגוד אינטרסים. למשל, אם אחד מנציגי ועדת ההיגוי מציע הרצאה הוא מנוע מלהצביע בהחלטות על התוכניה.
- תוכנייה כתוצאה מקול קורא תאורגן לפחות חודש וחצי לפני הכנס ותפורסם בהתאם.
- התוכנייה תורכב למתחילים ולמתקדמים, מכיוון שבד"כ הקהל מעורב משני אלה, כאשר בחלק הראשון של היום יש מסלול אחד של הרצאות כלליות - קהילה, התחום בישראל, הרצאה של אורח מחו"ל (אם יש), התחום במגזר מסויים. ובחלק השני יותר סדנאות לימוד. ישנו עניין מוסף של סדנאות כי זה הערך המוסף של הכנס.
- נותני חסויות - יש לסגור עם כולם (כולל תשלום) לפחות חודש לפני הכנס.
- אורח מיוחד מחו"ל - אחד הדברים שמביאים קהל נוסף ויש לדאוג לאחד כזה.
- כל הפליירים, התוכנייה, חולצות או כל חומר אחר אמור להיות מוכן לפחות שבוע לפני הכנס.
- ביום הכנס יש להכין עמדת רישום מסודרת שתהיה פתוחה לפחות שעה מראש עם אפשרות להירשם במקום (במידה ונותרו מקומות פנויים).
- הצלחתו של כנס נמדדת לפי מספר הקשרים שנוצרו במהלך, ההד-הוק שנוצר כתוצאה מהכנס ו/או פיתוחה של קהילת הקוד הפתוח.
- זכרו! ביקורות תמיד יהיו - אבל מי שלא עושה לא טועה.
נגישות
אמנם אין כיום הרבה אנשים עם מוגבלויות בקהילות שסביב קוד פתוח אבל חשוב שהקהילות יהיו נגישות עבורם, כי זו דרך לשלב אותם בחברה הכללית מבחינת תעסוקה וקשרים חברתיים. מצד שני, כיום בדרך כלל אין ביקוש לסידורי הנגשה עבור מוגבלויות ספציפיות. לכן הגישה היא נגישות לפי דרישה.
שלב חיפוש מקום לכנס
בגלל הקושי שבשינוי מקום הכנס, צריך לדאוג מראש לאולם נגיש גם אם לא צפויים לבוא אנשים בכסאות גלגלים או מוגבלי תנועה אחרים. יש לשים לב לנקודות הבאות בבחירת אולם:
- נגישות לאנשים עם מוגבלות מוטורית (רתוקים לכסאות גלגלים או סובלים מקשיי הליכה). אפשר לבצע סינון ראשוני בעזרת אתר נגישות ישראל. יש גם מדריכים להפקת אירועים נגישים (להוסיף קישורים כאן).
- באולם צריך להיות מקום בשביל קלדנית, שולחן ללאפטופ וכן אפשרות לחבר מקרן נוסף ולשים מסך נוסף (שיהיו דרושים אם יבואו יותר מארבעה חרשים לכנס). הקלדנית והשולחן צריכים להיות קרובים למרצים, ומסביב להם מאחור צריכים להיות מקומות ישיבה לארבעה לקויי שמיעה.
- במידת האפשר, לוודא שהיה קל להנגיש גם את הבמה לכסאות גלגלים.
- במידה ויכול לקרות שיבואו יותר מ-3 אנשים בכסאות גלגלים, יש צורך בתכנון יותר קפדני.
חודשיים לפני הכנס
יש סידורי נגישות שצריך להתכונן אליהם חודש או חודשיים מראש.
- להזכיר למי שצריך סידורי נגישות כדי שיוכל להשתתף בכנס, שיודיע על כך בהקדם. ראה גם רשימת תיוג לסידורי הנגשה שנלקחה מטופס הרשמה לאחד מהכנסים הנגישים.
- עבור לקויי שמיעה, מדובר בתרגום לשפת סימנים, קלדנית, או מערכת עזר להאזנה (מערכת FM), בהתאם לביקוש המשוער מההרכב הדמוגרפי של חברי וידידי "המקור" ומההרשמה המוקדמת. במידה וצפויים לבוא יותר מ-4 חרשים, יש צורך בתכנון יותר קפדני.
- אם יש כוונה להציג סרטונים במהלך הכנס, ואין בהם כבר כיתוביות, יש להערך להכנסת כיתוביות לסרטונים. השקעת הזמן הדרושה - בערך חצי שעת עבודה לכל דקה של הסרטון (אם מי שמבצע את הכיתוב הינו מתנדב לא מנוסה).
- לטובת העוורים וכבדי הראייה, במידה ויש ביקוש לכך, יש לדאוג לאמצעים להנגשת תוכן המצגות והסרטונים לפי הצורך.
יום לפני הכנס
- לוודא שיש מתנדבים שילוו, לפי הצורך, משתתפים עוורים וכבדי ראייה שאישרו את השתתפותם בכנס. לקשר אותם עם העוורים וכבדי הראייה.
- כנ"ל - עבור אנשים מוגבלים מוטורית שאינם מתנייעים בצורה עצמאית.
חצי שעה לפני פתיחת הכנס
- עותקים של המצגות של ההרצאות נמצאים בלאפטופים של אותם העוורים, שיש להם צגי ברייל או ציוד עזר אחר, ושביקשו את המצגות כדי לקרוא אותן במקביל לשמיעת ההרצאה.
אתר הכנס
אתר הכנס מייצג לא רק את הכנס אלא שער כניסה לאנשים המתעניינים בקוד הפתוח ובמוצר שהוא מציע כך שהוא מהווה נדבך מאוד חשוב. מה שלא יוצג כיאות, יראה למשתמש כחסרון וכך הוא לא רק שלא יגיע לכנס אלא יקבל רושם שלילי על המוצר.
מבנה
- ראשי (בית) - מכיל לוגו, תפריט, ובגדול מיקום ותאריך.
- אודות
- מוצר
- הכנס
- קול קורא
- הרצאות וסדנאות
- נותני חסויות
- רישום
- צריך להכיל רישום אך ורק בעזרת פאיפאל. למי שלא תהיה אפשרות לשלם בפאיפאל, נרשום הוראות איך לבצע זאת בלי פאיפאל (משלוח צ'ק לעמותת המקור).
- ברישום עצמו צריך להכיל שם, חברה, אימייל, טלפון, מעוניין לפרסם בכנס?, מספר משתתפים.
- במידה והוזן יותר מאחד, יש להכפיל אוטומטית את המחיר בהתאם ולתת אפשרות להזין את שמות האנשים הנוספים.
- אם מחולקות חולצות יש לבדוק מידה של כל משתתף.
- יש לשאול אם הנרשם זקוק לסידורי הנגשה כלשהם, ואם כן - אלו סידורים דרושים לו.
- אם הכנס כולל אוכל, להוסיף שדה צמחוני בהרשמה.
- מומלץ מאוד לאפשר הרשמה מוקדמת (עד חודש וחצי לפני האירוע) שתוזיל עלויות, הרשמה רגילה, והרשמה מאוחרת שתעלה את המחיר (3 ימים עד יום לפני האירוע).
- אפשרות לקופונים מקדמת את הכנס במגזרים וקהילות שונות, לכן, מומלץ גם לאפשר זאת.
- תוכנייה
- מכיל טבלה של ההרצאות וסדנאות של הכנס על פני לו"ז מסודר.
- חסויות
- נותן החסות הראשי והמשני יופיעו בדף הראשי
- בנוסף יהיה דף נותני חסויות שבו יופיעו כלל נותני החסויות (מסודר לפי הדירוג שלהם).
- צור קשר
- כיצד להגיע< [/li>
- יציג מפה למיקום הכנס עם הוראות הגעה ברכב, רכבת ואוטובוס
- קישורים
- אתר הקהילה
- קבוצה בפייסבוק
- טוויטר
- לינקדאין
