כיצד לארגן כנס קוד פתוח

מאמר זה מכיל נהלים כלליים לארגון כנס קוד פתוח כתוצאה מניסיון של החברים מהעמותה.

כללי

• ועדת ההיגוי לכנס נקבעת ואמורה להיות מורכבת מארבעה עד שמונה אנשים כאשר נציג אחד של העמותה, נציג אחד מהמגזר העסקי, נציג מהאקדמיה, נציג נוסף שאינו ישירות עסקי, נציג מהקהילה של אותו תחום.
• ניתן לצרף עוד אנשים למפגשים אבל במידה ויש מחלוקות הן נקבעות בהצבעה דמוקרטית של ועדת ההיגוי.
• כארבעה עד חמישה חודשים לפני הכנס מתחילים בקיום מפגש אחת לחודש שבו מקדמים את הכנס.
• המפגש יכול להיות וירטואלי (כולו או חלקו), מכיוון שזה קוד פתוח והרוב מתנדבים.
• סיכום לכל מפגש חייב לצאת עד יומיים לאחריו עם תאריך מדויק למפגש אחריו.
• במפגש התנעה הראשון מחליטים על מיקום, תאריך וקהל יעד, לכן הוא הכי חשוב (ראי גם סעיף הבא).
• קהל היעד זה המקור של הארגון ולפיו צריך לדעת לאן לכוון (הרצאות, נותני חסות וכו').
• האתר וקול קורא להרצאות ונותני חסות יוצא לפחות 4 חודשים מראש.
• יש למנוע מצב של ניגוד אינטרסים. למשל, אם אחד מנציגי ועדת ההיגוי מציע הרצאה הוא מנוע מלהצביע בהחלטות על התוכניה.
• תוכנייה כתוצאה מקול קורא תאורגן לפחות חודש וחצי לפני הכנס ותפורסם בהתאם.
• התוכנייה תורכב למתחילים ולמתקדמים, מכיוון שבד"כ הקהל מעורב משני אלה, כאשר בחלק הראשון של היום יש מסלול אחד של הרצאות כלליות - קהילה, התחום בישראל, הרצאה של אורח מחו"ל (אם יש), התחום במגזר מסויים. ובחלק השני יותר סדנאות לימוד. ישנו עניין מוסף של סדנאות כי זה הערך המוסף של הכנס.
• נותני חסויות - יש לסגור עם כולם (כולל תשלום) לפחות חודש לפני הכנס.
• אורח מיוחד מחו"ל - אחד הדברים שמביאים קהל נוסף ויש לדאוג לאחד כזה.
• ביקורות תמיד יהיו - אבל מי שלא עושה לא טועה.
• כל הפליירים, התוכנייה, חולצות או כל חומר אחר אמור להיות מוכן לפחות שבוע לפני הכנס.
• ביום הכנס יש להכין עמדת רישום מסודרת שתהיה פתוחה לפחות שעה מראש עם אפשרות להירשם במקום (במידה ונותרנו מקומות פנויים).

ראה גם

• כיצד לארגן אוגוסט פינגווין
• כיצד לארגן כנס וורדפרס
• כיצד לארגן כנס ג'ומלה
• כיצד לארגן כנס דרופל