מדריך לארגון אוגוסט פינגווין

מדריך הטרמיפסט לארגון כנס אוגוסט פינגווין

הקדמה

זה אמור להיות מדריך מפורט מא' עד ת' שיסביר לדורות הבאים כיצד לארגן את כנס אוגוסט פינגווין - הכנס השנתי של קהילת התוכנה החופשית והקוד הפתוח בארץ.

לוח זמנים

הכנס כאמור מתקיים באוגוסט ולכן יש לעקוב אחרי לוח הזמנים הזה:

1 בפברואר - חצי שנה לפני

השמת מנהל לכנס. בתפקיד מנהל הכנס לבחור מנהלי תכנים וכו'. רצוי היה שמנהל הכנס לא יהיה גם הערב הכלכלי לו, אבל זה בלתי אפשרי אלא אם הוועד מצליח לערוב בעצמו להוצאות הכנס, מה שלא קרה עד היום.

שלב חיפוש מקום לכנס - חודשים פברואר-מרץ

דרישות ממיקום הכנס:

• אולם של לפחות מאתיים איש - מהכנסים הקודמים נראה שזו הכמות של המגיעים.
• לובי לפעילות חברתית (דוכנים תחרו האקינג וכו')
• חניה ליד מקום הכנס
• דרכי הגעה נוחות

על מארגן הכנס לוודא מה עלות המקום. כדאי לפנות בתחילה לאוניברסיטאות ומכללות שאולי יסכימו לאפשר קיום הכנס בשיטחן.
כמו כן יש לשים לב לנושא הנגישות כפי שמפורט למטה.

נגישות

לצורך נגישות, יש לשים לב לנקודות הבאות.

• נגישות לאנשים עם מוגבלות מוטורית (רתוקים לכסאות גלגלים או סובלים מקשיי הליכה). אפשר לבצע סינון ראשוני בעזרת אתר נגישות ישראל. יש גם מדריכים להפקת אירועים נגישים (להוסיף קישורים כאן).
• באולם צריך להיות מקום בשביל קלדנית, שולחן ללאפטופ וכן אפשרות לחבר מקרן נוסף ולשים מסך נוסף (שיהיו דרושים אם יבואו יותר מארבעה חרשים לכנס). הקלדנית והשולחן צריכים להיות קרובים למרצים, ומסביב להם מאחור צריכים להיות מקומות ישיבה לארבעה לקויי שמיעה.

1 באפריל - ארבעה חודשים לפני

יש מקום לכנס, יש תבנית כללית של תכני הכנס. התחלת חיפוש ספונסרים.
בשלב הזה אפשר כבר לארגן תחרות באנרים לכנס.

1 במאי - שלושה חודשים לפני

תחילת פרסום.
חודשיים לפני החופש הגדול בבתי הספר וחודש לפני חופשת הסימסטרים. אין להתחיל לפרסם את הכנס מאוחר מזה, או שמפסידים את קהל הסטודנטים. בשלב זה הלוגו לכנס צריך להיות מוכן והאתר צריך להיות למעלה.

יש צורך ליצור טופס הרשמה לכנס (שאינו מחייב, אך נותן אומדן כללי לכמות האנשים). צריך שיהיה טופס זמין גם באתר של הכנס, או באתר אחר של העמותה, ולא רק באתרים כדוגמת Facebook, כדי שלאנשים לא תהיה רתיעה מלהשתמש בו. User:Shlomif מתנדב לכתוב טופס כזה ב-Perl, PHP או שפה דומה במידת הצורך.

1 ביוני - חודשיים לפני

תוכנית הכנס סגורה (עד כדי בלת"מים) לגמרי. פתיחת הרישום המוקדם. באנרים באתר "המקור" וב-"linux.org.il".

נגישות

• להזכיר למי שצריך סידורי נגישות כדי שיוכל להשתתף בכנס, שיודיע על כך בהקדם. יש סידורי נגישות, שצריך להתכונן אליהם חודש מראש. עבור לקויי שמיעה, מדובר בתרגום לשפת סימנים, קלדנית, או מערכת עזר להאזנה (מערכת FM), בהתאם לביקוש המשוער מההרכב הדמוגרפי של חברי וידידי "המקור" ומההרשמה המוקדמת.
• אם יש כוונה להציג סרטונים במהלך הכנס, ואין בהם כבר כיתוביות, יש להערך להכנסת כיתוביות לסרטונים. השקעת הזמן הדרושה - בערך חצי שעת עבודה לכל דקה של הסרטון (אם מי שמבצע את הכיתוב הינו מתנדב לא מנוסה).

1 ביולי - חודש לפני

הגברת הלחץ לפרסום. whatsup, linmagazine, אם יש סוכנות פרסום שתעברי גם לעיתונות ה"רגילה". הדפסת כרטיסי הכניסה. שבועיים לפני - סגירת הוספת ספונסרים חדשים. הדפסת פולדרי הכנס והחולצות.

תחילת אוגוסט - חצי שעה לפני

כל המארגנים נמצאים במקום ודואגים לפתיחה בזמן.

נגישות

עותקים של המצגות של ההרצאות נמצאים בלאפטופים של אותם העוורים, שיש להם צגי ברייל או ציוד עזר אחר, ושביקשו את המצגות כדי לקרוא אותן במקביל לשמיעת ההרצאה.

שבוע לאחר הכנס

סיכום הכנס הפקת לקחים ווידוא כי החשבוניות והקבלות למינהן התקבלו. באחריות מארגן הכנס להוציא מכתבי תודה לגורמים השונים. באחריות חברי ועד המקור לאזכר את שם מארגן הכנס באתר המקור.

הגדרת בעלי תפקידים והאצלת סמכויות

חשוב שכל אדם המתנדב ידע מה המינימום שמצפים ממנו, תאום ציפיות כזה ימנע מפח נפש והעברת אחריות. תפקידים שראיתי שהיו בכנס הנוכחי:

מארגן ראשי

(ב2006- שלומי פיש התחיל והחליף אותו שחר שמש)

זה האדם שצריך לנהל את הכנס - הוא צריך לשאת באחריות על תאום מול גורמים חיצוניים ולוודא כי כל אחד מהגורמים הרלוונטיים עושה את תפקידו נאמנה. אין זה אומר שהוא צריך לעשות את כל הדברים בעצמו!

אחריות כספית

האם לאדם כזה יש אחריות כספית?

אחראי על תכני הכנס

(ב2006- היו אלה יעל ויה וליאור קפלן )

• אחראים על הגדרת התכנים בכנס ועל הצגתו.
• קביעת לוחות הזמנים של ההרצאות ועמידה בהם.
• הגדרת מנחה לכנס.

באם הכנס מתקיים במוסד אקדמי- רצוי לתאם את התכנים עם המוסד מאחר ויתכן שמרצים במוסד יוכלו לתרום תוכן רלוונטי.

אחראי על שיווק

(ב2006- היו אלה עומר זק ושגיב ברהום)

• הפצת הודעות ברשימות דיוור ואתרים שונים ושל אנשים שונים שמתחזקים אותם (ראה למטה).
• מציאת קהילות אחרות השותפות למטרות הכנס.
  • (למשל שגיב שלח לסטודנטים למדעי המחשב ולחינוך וטכנולוגיות למידה)
• פניה למי שמתחזק את מועדוני הלינוקס השונים וקבוצות תרגום ופיתוח שיבואו (אולי גם שירצו)

על האחראים על השוויוק להיות בקשר מתמיד עם מתחזקי האתר של הכנס ולוודא כי המידע הרלוונטי והעדכני מופיע שם. כמו כן חשוב לוודא כי מופיע פרסום באתר המקור לכנס.
רצוי כי האחראים על השיווק יתעדכנו ברמה שבועית לפחות לגבי דברים הנכתבים בפורומים השונים בנוגע לכנס.

אחראי על אתר הכנס

(ב2006- היו אלה דותן מזור ועומר זק)

אחראי על עידכונו השוטף של האתר - נראה שבמקביל לאתר הרשמי כדאי לתחזק ויקי .

אחראי על נגישות

(ב2006- היה זה עומר זק) בשלב בחירת המקום לכנס, לבדוק נגישות לאנשים עם מוגבלות מוטורית, ובפרט אנשים על כסאות גלגלים ואנשים שמתקשים בהליכה. *

• לתאם בין אנשים עוורים למלווים מתנדבים.

אם קיימים בעלי מוגבלויות המבקשים דברים נוספים - על אחראי הנגישות לבדוק אם ניתן למלא את מבוקשם.

הנחיות כלליות לאחראים

• על האחראים לכנס להשיב מהר לשאלות ושאילתות מצד המתנדבים ובעלי העניין האחרים.
• ראוי להודיע על ההתקדמות לרשימת הדיוור ולאמצעים אחרים (כמו בלוגים פרטיים) כדי שלא יווצר מצב שבו לא יודעים מה קורה, או שיהיה צורך ב-polling מתמיד של האחראים.
• יש לעשות שימוש מושכל ומרובה ברשימת הדיוור של הכנס שמאפשרת לכל המעוניינים בתרומה לכנס להתבטא ולהגיב. רצוי בהחלט לכתוב על ההתקדמות של ארגון הכנס בבלוגים ובאתרים אחרים, אבל במידה שזה קורה יש לפחות לפרסם קישור לרשימת הדיוור, כדי לאפשר לשאר מארגני הכנס להתבטא.

מקומות לפרסום

תוכן הפרסום

פרסום צריך להכין:

1. תאריך. 2. שעה. 3. מיקום. 4. קישור לאתר. (ולדפים רלוונטיים כמו אפשרויות הגעה וכו) 5. במידת הצורך - מה יהיה בכנס.

יש לבצע הגהה לשונית על הידיעה על-ידי מספר אנשים היודעים עברית או אנגלית טוב, כדי לוודא שהעברית או האנגלית הן תקניות.

בישראל

• Whatsup
• Linmagazine
• תפוז - 2 פורומים: לינוקס, מדעי המחשב.
• וואלה - פורסם פעם אחת בשני פורומים, לא רשמתי את שמותיהם.
• נענע - פורסם בפורום אחד - לינוקס
• קפטיין אינטרנט
• www.python.org.il
• www.hackers.org.il
• www.perl.org.il
• he.wikipedia.org
• פורומי אס"ט בטכניון
• אוניברסיטה פתוחה (אני מבין ששגיב כן פרסם שם)
• האוניברסיטאות האחרות (ת"א, מכון וייצמן (במיוחד קבוצת הפלסמה?), בן-גוריון, העברית, חיפה, בר-אילן)
• מכללות
• NRG
• Ynet
• iglu.org.il
• hamakor.org.il (שגיב נדנד עד שפרסמו)
• mozilla.org.il
• linux.israel.net

בחו"ל

• NewsForge
• slashdot.org
• digg.com
• reddit.com
• lxer.com
• lwn.net
• linuxtoday

רשימות דיוור

ראה את רשימת רשימות הדיוור.

באנרים

ראוי לשים באנרים באתרים הבאים:

• hamakor.org.il
• whatsup.org.il
• www.iglu.org.il (Albeit it probably doesn't matter too much).
• www.linux.org.il
• linmagazine.co.il
• linux.israel.net (Seems to be mis-managed)
• http://www.cs.tau.ac.il/telux/
• http://www.haifux.org/
• http://www.cs.biu.ac.il/biux/
• http://www.jlc.org.il/
• Personal Homepages and Blogs of People.

פרס המקור

במידה שרוצים להעניק פרס המקור בשנה בה מתקיים הכנס, יש לתכנן את התהליך מבעוד מועד. תהליך הפרס הוא כדלהלן:

1. מבקשים מהציבור להמליץ על מועמדים לפרס. יש לפרסם את הבקשה ברשימות הדיוור ובאתרים הנבחרים.
2. אחרי שעבר התאריך הסופי להגשת המועמדים, יש לקיים פגישה של ועדת הפרס (ועד המקור ועוד חבר עמותה נבחר), ולבחור את חמשת המועמדים הסופיים לפרס.
3. יש לכתוב פסקה של 3-5 שורות על פועלו של כל מועמד (מומלץ עם קישורים), וכן משפט אחד קצר יותר המיועד לטופס הבחירה.
4. שחר שמש הכין מבעוד מועד מערכת מבוססת-ווב להצבעה על המועמדים. ההצבעה נפתחת לכל חברי וידידי המקור.
5. יש לפתוח את ההצבעה ולחכות עד שכולם יצביעו.
6. ברגע שהסתיימה ההצבעה ותוצאותיה נודעו, יש להחליט על איזה פרס יינתן לזוכה הסופי ולקנות אותו.
7. הפרס יוענק באוגוסט פינגווין, כאשר גם כל המועמדים הסופיים האחרים לפרס יקבלו שנת חברות חינם במקור.

חולצות

כדאי לעשות תחרות עיצוב לחולצות. זה יגביר את המודעות לכנס וגם יביא עיצובים טובים יותר.

נגישות

יש פרטים נוספים ב:August Penguin 5/Planning/Checklist כמו כן נושא זה הוזכר גם בלו"ז למעלה.

קרא עוד

• מקור למסמך זה
• כיצד לארגן כנס קוד פתוח